Le contexte réglementaire en copropriété :
Concernant la tenue des assemblées générales :
COMMENT TENIR LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES COPROPRIÉTAIRES PENDANT LE CONFINEMENT ?
Les mesures exceptionnelles actuelles liées à la COVID-19 s'appliquent encore jusqu'au 31 janvier 2021 (et la FNAIM œuvre pour obtenir leur prolongation).
Jusqu'à cette date, le syndic disposant d'un outil adapté, pourra organiser des assemblées générales mixtes en visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification et vote par correspondance. Il devra lors l'indiquer dans la convocation.
Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique ne sera pas possible, le syndic pourra prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires seront prises au seul moyen du vote par correspondance au moyen du formulaire défini par l'arrêté du 2 juillet 2020. Il devra alors indiquer dans la convocation que le vote n'aura lieu que par correspondance.
COMMENT PROCÉDER SI L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE À DÉJÀ ÉTÉ CONVOQUÉE EN PRÉSENTIEL ?
Dans cette hypothèse le syndic n'aura pas d'autre choix que de mettre en œuvre l'un de ces moyens. Il devra en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la date de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de réception de cette information.
Si le délai de quinze jours ne peut pas être respecté, le syndic devra :
- annuler l'assemblée générale convoquée en présentiel (un procès-verbal de carence, relatant l'impossibilité de tenir l'AG en raison de la réglementation des réunions dans le cadre de la lutte contre la propagation du Covid-19, peut être dressé, pour prévenir tout risque de contestation ultérieure)
- et devra en organiser une nouvelle en mixte (visioconférence et vote par correspondance), ou à défaut au seul moyen du vote par correspondance. Dans ce cas, le délai de 21 jours devra être respecté.
Concernant les mandats des conseils syndicaux et les contrats de syndic :
Faute de réunion des Assemblées Générales, les mandats de vos conseils syndicaux qui devaient expirer au 30 juin 2020 sont « renouvelés » jusqu’à la tenue de votre prochaine Assemblée Générale soit au plus tard jusqu’au 31 janvier 2021
Les contrats de syndic qui arrivaient à leurs termes entre les mois de mars et Juin ont également «été prolongés » jusqu’au 31 janvier 2021. Les honoraires du contrat temporairement renouvelé sont identiques aux conditions du contrat initial. La rémunération reste donc inchangée.
Il faut souligner l’effort qui est ainsi consenti, en effet, la période de confinement génère un surcroît significatif de travail : réorganisation des équipes pour maintenir un haut niveau de service et de communication malgré les contraintes liées aux restrictions de circulation et aux mesures sanitaires, investissements informatiques pour massifier le télétravail, préparation et coût de la mise en place des mesures et des équipements de sécurité. Ces coûts imprévus sont supportés par votre syndic et ne seront pas répercutés.
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